お知らせメール機能について - ストアログ -
お知らせメール機能とは指定した時間に未入力があった場合、メールでお知らせする機能です。このページではその必要性、設定方法についてご案内しています。
2021年04月03日(土)
お知らせメール機能とは？
記録をとることの最大の課題は「入力漏れ」をいかに防ぐかということになります。ここでは入力漏れを事前にメールで知らせてくれる機能についてご紹介いたします。この機能を上手に使うことで入力漏れを極端に減らすことが可能になります。より正確な記録を残すためにもこの機能は欠かせません。
なぜ必要なのか？
健康管理、消毒管理、温度管理などを行う場合、定時にデータを入力することが最大の課題となっています。なぜ定時に計測することが重要なのかその疑問にお答えします。
1.データの連続性
「定点観測」という言葉がある通り決められた時間に記録し続けることで意味が出てくるものがあります。私たちに最も身近なものは「気象観測」ではないでしょうか。これは毎日定められた時間に同じ条件で計測することで今どのような状況なのかを正確につかむことが可能になります。健康、温度、消毒も毎日定時に行うことで、今起きている状況を正確に把握することができます。
2.未来を予測する
毎日計測することは現状を正確に把握できるだけではなく、未来の予測も可能になります。例えば冷蔵庫の温度が「普段よりも高い」ということを感じるためには「普段何度なのか」ということを知っている必要があります。この場合、過去の記録がとても重要になってきます。こういったデータがあれば予測はより正確になります。
3.意識向上
毎日行うことで問題をいち早く発見できるようになるだけではなく働いている方の意識が格段に向上することが期待できます。これは言葉ではとても説明しにくい事象ですが、づでに多くの現場で確認してきました。HACCPをはじめとするこういった制度はこのような利点があるがゆえに多くの現場で採用されているというのもうなずけます。「やればいいんでしょ」から「やらなければならない」という意識の変化を体験することだできます。
お知らせメールの設定方法
「データを継続して記録」することの重要性をご説明させていただきました。お知らせメールとは入力漏れを防ぐためにメールで知らせてくれる機能です。ここではその設定方法について具体的にご紹介いたします。
1.項目、曜日、時間を決める
まずは計測する曜日と時間を決めます。ここでは仮に以下のように決めました。
- 項目：温度管理
- 曜日：毎日
- 時間：午前9時
2.お知らせメールを設定します。
次にお知らせメールを受信する曜日、時間を設定します。計測時間(9:00)を考慮し以下のように決めました。
- 時間：午前9時15分
- 時間：午前9時30分
- 時間：午前9時45分
3.運用開始
9時15分以降になっても入力されていない場合、上記タイミングでメールが送信されます。メールには入力漏れとなっている箇所も記載されていますので担当者への連絡もスムーズに行うことが可能です。
4.メール自動転送
Gmailのメール自動転送機能を使えば入力漏れの内容によってメールを転送することも可能です。例えば、青果部門の冷蔵庫が入力漏れをしている場合、メールには「青果」という言葉が含まれていますのでその条件を指定して青果チーフに転送するということも可能です。
5．店休日について
店休日も対応しています。あらかじめ店休日を指定しておくと未入力でもメールは送信されません。
だからおすすめします
以上が「ストアログ」を使ったお知らせメール機能のご紹介です。この機能を使用すればより正確なデータ収集が可能となります。働いている方の負担をできるだけ軽くして、されに効果は最大に！しかもかかる費用は最小限。私たちは自信をもってお勧めします。
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